ส่วนประกอบของ Microsoft Excel 2016 ที่ต้องรู้สำหรับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณกำลังเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Excel 2016 การเข้าใจ ส่วนประกอบของ Excel เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การจัดการข้อมูล, คำนวณสูตร, สร้างกราฟ, หรือ วิเคราะห์ข้อมูล บทความนี้จะอธิบายรายละเอียด ส่วนต่างๆ ของ Excel 2016 และหน้าที่ของแต่ละส่วน

1. ริบบอน (Ribbon) – ศูนย์รวมเครื่องมือสำคัญของ Excel

Ribbon เป็น แถบเมนูหลัก ที่รวบรวมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานใน Excel ประกอบด้วยแท็บต่างๆ เช่น

• Home – ใช้จัดรูปแบบเซลล์ ตัด คัดลอก วาง และเปลี่ยนฟอนต์
• Insert – ใช้แทรกตาราง กราฟ และรูปภาพ
• Formulas – รวมฟังก์ชันคำนวณ เช่น SUM, AVERAGE, VLOOKUP
• Data – ใช้จัดเรียง กรอง และวิเคราะห์ข้อมูล
• Review – ใช้ตรวจสอบและป้องกันการแก้ไขไฟล์

2. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) – แสดงชื่อไฟล์ที่เปิดใช้งาน

แถบด้านบนสุดของหน้าต่าง Excel ใช้แสดงชื่อไฟล์ที่กำลังเปิดอยู่ เช่น "เวิร์กบุ๊ก 1 - Excel"

3. ปุ่มควบคุมหน้าต่าง (Window Controls) – จัดการหน้าต่าง Excel

มี 3 ปุ่มหลักที่ใช้จัดการหน้าต่าง Excel ได้แก่

• Minimize – ย่อหน้าต่าง Excel
• Maximize/Restore – ขยายเต็มจอหรือคืนค่าสู่ขนาดเดิม
• Close – ปิดโปรแกรม Excel

4. กล่องชื่อเซลล์ (Name Box) – แสดงตำแหน่งของเซลล์ที่เลือก

แสดงที่อยู่ของเซลล์ที่กำลังเลือก เช่น A1, B5, C10 และสามารถพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ลงไปเพื่อข้ามไปยังเซลล์นั้นได้ทันที

5. คอลัมน์ (Columns) – แสดงตัวอักษรแนวตั้งของเซลล์

คอลัมน์ (Column) ใน Excel ถูกระบุด้วยตัวอักษร A, B, C, ... และเมื่อรวมกับแถวจะได้ตำแหน่งของเซลล์ เช่น B3 (คอลัมน์ B, แถว 3)

6. แถบสูตร (Formula Bar) – ใช้สำหรับป้อนสูตรคำนวณ

แถบสูตรเป็นพื้นที่สำหรับพิมพ์และแก้ไข สูตรคำนวณใน Excel เช่น =SUM(A1:A10) หรือ =VLOOKUP(1001, A2:D20, 2, FALSE) ช่วยให้สามารถคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูลได้สะดวก

7. ปุ่มมุมมองเอกสาร (View Buttons) – เลือกโหมดแสดงผลใน Excel

ปุ่มนี้ช่วยให้ผู้ใช้เปลี่ยนมุมมองของเอกสารได้ตามต้องการ

• Normal View – มุมมองปกติ
• Page Layout View – แสดงเอกสารในรูปแบบกระดาษพิมพ์
• Page Break Preview – ตรวจสอบการแบ่งหน้าสำหรับการพิมพ์

8. พื้นที่ทำงาน (Worksheet Area) – ส่วนที่ใช้ป้อนข้อมูลและจัดการเซลล์

พื้นที่สีขาวที่แสดงเซลล์ทั้งหมดใน Excel ใช้สำหรับป้อนข้อมูล ตัวเลข สูตร และข้อความ

9. แท็บชีต (Sheet Tab) – จัดการแผ่นงานในไฟล์ Excel

แต่ละไฟล์ Excel สามารถมีหลายแผ่นงาน หรือ Sheet ได้ โดยสามารถเพิ่มหรือลบชีต รวมถึงเปลี่ยนชื่อชีตได้ง่ายๆ

10. แถว (Rows) – แสดงหมายเลขแนวนอนของเซลล์

แถว (Row) ใน Excel มีหมายเลขกำกับอยู่ด้านซ้ายมือ เช่น 1, 2, 3, ... โดยแต่ละแถวใช้ร่วมกับคอลัมน์เพื่อระบุตำแหน่งของเซลล์

11. แถบเลื่อน (Scroll Bar) – ใช้เลื่อนดูข้อมูลภายในชีต

แถบเลื่อนช่วยให้คุณเลื่อนดูข้อมูลที่อยู่นอกหน้าจอได้ ทั้งแนวตั้งและแนวนอน เหมาะสำหรับไฟล์ที่มีข้อมูลจำนวนมาก