การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูล

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลมีความสำคัญอย่างมากในสถานการณ์ปัจจุบันที่ข้อมูลมีปริมาณที่มากขึ้นและการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเพื่อประสบความสำเร็จในธุรกิจและองค์กร นี่คือความสำคัญหลักๆ ในการประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูล:

1.การอำนวยความสะดวกและความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล: การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาข้อมูล แก้ไข หรือลบข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจหรือการวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว

2.การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินกิจกรรม: การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลช่วยลดภาระงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลด้วยมนุษย์ นั่นหมายความว่าซอฟต์แวร์จะทำหน้าที่อัตโนมัติบางส่วนในการเก็บ บรรจุ และนำเสนอข้อมูล ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากกระบวนการมนุษย์

3.การวิเคราะห์และการตัดสินใจที่ดีขึ้น: การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลช่วยให้สามารถวิเคราะห์และสกัดความรู้จากข้อมูลได้ ซึ่งสามารถช่วยในการตัดสินใจที่มีความสำคัญในธุรกิจ หรือการวางแผนในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์กร การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นปัจจัยสำคัญในการตอบสนองต่อเป้าหมายและทำให้มีการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

4.การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล: การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลช่วยในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยมีระบบการเข้ารหัสข้อมูล (encryption) และมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทหรือสิทธิ์ของผู้ใช้งาน นอกจากนี้ยังสามารถสำรองข้อมูล (backup) เพื่อป้องกันข้อมูลจากการสูญหายหรือภัยคุกคาม

5.การประหยัดทรัพยากร: การใช้ระบบทางเทคโนโลยีเพื่อจัดการข้อมูลจำนวนมากช่วยลดการใช้ทรัพยากรที่ต้องใช้ในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการลดการใช้กระดาษ การลดพื้นที่เก็บข้อมูล หรือการลดการใช้พลังงานที่จำเป็น ทำให้ธุรกิจและองค์กรสามารถประหยัดทรัพยากรและลดค่าใช้จ่ายได้

6.การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลมีความสำคัญเพราะสามารถช่วยให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และมีประสิทธิผลสูงขึ้น เป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาธุรกิจและองค์กรให้เติบโตและประสบความสำเร็จได้

ตัวอย่างการใช้งาน Google Form 

1.เข้าสู่บัญชี Google ของคุณและไปที่ Google Forms https://forms.google.com

2.คลิกที่ "สร้างแบบฟอร์มใหม่" เพื่อเริ่มสร้างแบบฟอร์มใหม่

3.ให้ใส่หัวข้อสำหรับแบบฟอร์มของคุณที่ช่อง "ฟอร์มไม่มีชื่อ"

4.คลิกที่ "เพิ่มคำถาม" เพื่อเพิ่มคำถามและชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการเก็บ

5.เลือกประเภทของคำถามที่คุณต้องการ (เช่น คำถามหลัก, คำถามตัวเลือก, คำถามย่อย, และอื่น ๆ).

6.ปรับแต่งคำถามของคุณโดยใส่ชื่อคำถามและตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง (หากเป็นคำถามตัวเลือก).

7.คลิกที่ "เพิ่มคำถาม" เพื่อเพิ่มคำถามเพิ่มเติม (หากต้องการ).

8.เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะเผยแพร่แบบฟอร์มให้คนอื่นกรอกข้อมูลหรือจัดเก็บข้อมูลเอง ซึ่งการเผยแพร่ข้อมูล มีได้หลายวิธี ในบทความนี้จึงขอนำเสนอเพียง 1 วิธี คือ การส่งลิงก์ผ่านเครือข่ายสังคมออนไลน์ 

  8.1 การส่งลิงก์ผ่านเครือข่ายสังคมออนไลน์ เช่น ไลน์ อินสตาแกรม เฟชบุ๊ก เป็นการนำ URL ซึ่งเป็นลิงก์ที่นำไปสู่การเปิดไฟล์ได้เช่นกัน มีขั้นตอนดังนี้

       8.1.1 สามารถเผยแพร่แบบเก็บข้อมูล โดยคลิกเมาส์เลือก “ส่ง”

8.2.2 เลือกส่งลิงก์แทน โปรแกรมจะแสดงลิงก์ออกมา  และเพื่อให้ลิงก์สั้นลงให้จดจำได้ง่าย ให้คลิกที่ช่อง “ตัด URL ให้สั้นลง”

8.2.3 ผู่สร้างแบบเก็บข้อมูล คลิกเมาส์เลือก “คัดลอก” แล้วส่งลิงก์ข้อความไปสู่กลุ่มเป้าหมาย เช่น facebook, line เป็นต้น